บทที่ 3 การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ

บทที่ 3 การแก้ปัญหาทางธุรกิจด้วยระบบสารสนเทศ

แนวคิดเชิงระบบ (systems Approach)

         การใช้อินเทอร์เน็ตและเว็บไซท์ แสดงถึงการปฏิวัติการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในวงการธุรกิจ จากการคิดค้นของบริษัทวิจัยการตลาดของ  NFO  โดยใช้เครื่องมืออำหน่วยความสะดวกในการสนทนาบนอินเทอร์เน็ตของ  TalkCity   ซึ่งจะเห็นได้ว่า   เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยในการทำงานของกลุ่มเป้าหมายออนไลน์  ช่วยในการพฒันาสินค้า  ช่วยสนับสนุนด้านลูกค้าหรืองานอื่นๆ ระบบสารสนเทศบนอินเตอร์เน็ตจึงเป็นสิ่งจำเป็นในชีวิตประจำวันและเพิ่มบทบาทในธุรกิจเทคโนโลยีสารสนเทศสามารถช่วยให้ธุรกิจทุกประเภทปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผลในขั้นตอนการทำงานธุรกิจให้ดียิ่งขึ้น

กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข (Defining Problems Opportunities)

        ปัญหาและแนวทางแก้ไขได้ถูกกำหนดให้เป็นขั้นตอนแรกของแนวคิดเชิงระบบปัญหา สามารถให้คำจำจัดความได้ว่าเป็นภาวะพื้นฐานที่ทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ไม่ต้องการ แนวทางแก้ไขคือ ภาวะพื้นฐานที่แสดงให้เห็นถึงศักยภาพที่จะทำให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ สัญณานบอกเหตุ หมายถึง ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิดการคิดอย่างระบบ(Systems Thinking)

การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ(Developing Alternative Solutins)

      มีแนวทางในการแก้ปัญหาหลายวิธี อย่าใช้วิธีแก้ปัญหาเพียงวิธีเดียวหลังจากที่กำหนดปัญหาอย่างเร่งรีบเพราะมันจะจำกัดทางเลือกของคุณและขโมยโอกาสในการวิเคราะห์ข้อได้เปรียบและข้อเสียเปรียบของทางเลือกอื่นๆ และคุณยังเสียโอกาสในการรวบรวมข้อดีของแต่ละแนวทางอีกด้วย

การเลือกแนวทางการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด(Select the Best Solution)
       เมื่อประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา คุณสามารถเริ่มกระบวนการการคัดเลือกแนวทางแก้ไขปัญหาที่เหมาะสมที่สุด โดยสามารถประเมินเปรียบเทียบจากหลักเกณฑ์เดียวกัน เช่น สองทางเลือกสามารถตรวจสอบและให้คะแนน เพื่อเลือกและปฎิเสธโดยขึ้นอยู่กับเกณฑ์ในแต่ละหัวข้อหรือคะแนนโดยรวม

การออกแบบและนำแนวทางในการแก้ไขปัญหาไปใช้จริง(Design and Implementing a solution)
1.ประเภทและแหล่งของคอมพิวเตอร์ ฮาร์แวร์ และซอฟต์แวร์ที่ต้องจัดหาสำหรับพนักงานขาย
2.ขั้นตอนในการสนับสนุนระบบการขายใหม่
3.การฝึกอบรมพนักงานขายและพนักงานอื่นๆ
4.การปรับระบบเดิมเข้าสู่ระบบใหม่ และกำหนดตารางเวลาในการใช้งานจริง

การประเมินหลังการนำไปใช้ ( Postimplementation Review )      ขั้นตอนสุดท้ายของแนวคิดเชิงระบบ คือ การตระหนักว่าแนวทางแก้ปัญหาที่นำไปใช้อาจล้มเหลวได้ ในโลกแห่งความเป็นจริงมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นได้แม้ว่าวิธีการนั้นจะถูกออกแบบเป็นอย่างดีก็ตาม ดังนั้น ผลที่ได้จากการนำวิธีการแก้ปัญหาไปประยุกต์ใช้ควรถูกจับตามองและประมิน เรียกขั้นตอนนี้ว่า กระบวนการทบทวนหลังการนำไปใช้

การวิเคราะห์ระบบ ( Systems Analysis )
1.ความต้องการสารสนเทศของหน่วยงานและผู้ใช้เช่นตัวคุณ
2.กิจกรรม แหล่งทรัพยากร และผลผลิตของระบบสารสนเทศที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
3.ประสิทธิภาพของระบบสารสนเทศนั้นต้องให้ตรงกับความต้องการของคุณและผู้ใช้คนอื่นๆ

การวิเคราะห์องค์กร ( Organizational Analysis )
       

        เป็นก้าวแรกที่สำคํญของการวิเคราะห์ระบบ จะปรับปรุงระบบสารสนเทศได้ หากไม่รู้ในเรื่องสิ่งแวดล้อมในองค์กรที่ทำการวิเคราะห์ระบบ นี่เป็ยเหตุที่ว่าทำไมทีมพัฒนาจึงต้องเรียนรู้ในเรื่องเกี่ยวกับองค์กร

การวิเคราะห์ระบบที่ใช้อยู่ปัจจุบัน ( Analysis of the Present Systems )
        ระบบเดิมที่จะปรับปรุงหริอถูกแทนที่ (ในกรณีที่มีระบบเดิมอยู่แล้ว) วิเคราะห์การใช้ฮาร์แวร์ ซอฟต์แวร์ เครือข่าย และบุคลากร เพื่อจะทำการถ่ายโอนข้อมูลเดิม (ไปสู่ระบบใหม่)

การออกแบบระบบ ( Systems Design )
    แสดงให้เห็นถึงสิ่งที่ระบบทำเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ ส่วนการออกแบบ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ได้ไว้วาง

ตัวอย่างของเทคนิคการออกแบบเว็บไซท์สำหับงานด้านธุรกิจ

- ทำให้เรียบง่าย
- ทำให้ดูสะอาดตา
- จัดการตามตรรกะ

การกำหนดรายละเอียดของระบบ(System Specifications)

             การกำหนดรายละเอียดของระบบ โดยทั่วไปหมายถึง วิธีการออกแบบส่วนติดต่อผู้ใช้ของระบบงาน

การสร้างต้นแบบ(Prototyping) 

            การสร้างต้นแบบ เป็นพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลองหรือต้นแบบของระบบงานใหม่

         การใช้งานระบบสารสนเทศใหม่(Implementation a New Information System)

          เมื่อระบบสารสนเทศใหม่ได้ถูกออกแบบแล้วก็จะนำไปใช้งานจริงแสดงให้เห็นขั้นตอนการนำระบบใหม่ไปใช้การบำรุงรักษาระบบสารสนเทศ(Maintenance of Information Systems) การบำรุงรักษาระบบ เป็นขั้นตอนสุดท้ายของวงจรการพัฒนาระบบเรื่องนี้เกี่ยวข้องกับการสำรวจ ประเมิน และปรับเปลี่ยนระบบเพื่อให้เป็นตามที่ต้องการคอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบ(Computer-Aided Systems Engineering:CASE) คอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมระบบ หรือคอมพิวเตอร์ช่วยงานด้านวิศวกรรมซอฟแวร์ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ซอฟแวร์สำเร็จที่เรียกว่า เคสทูลเพื่อจัดการกับงานของวงจรการพัฒนาระบบการใช้เคสทูล(Using CASE Tools) ความสำคัญของเคสทูลที่เป็นเครื่องมือช่วยในงานส่วนหน้าของวงจรการพัฒนาระบบและงานส่วนหลังของการพัฒนาระบบการพัฒนาระบบโดยผู้ใช้(End User Development) สามารถสร้างแนวทางใหม่หรือปรับปรุงระบบงาเดิมโดยปราศจากความช่วยเหลือของผู้เชี่ยวชาญด้านระบบสารสนเทศได้การเน้นเรื่องภารกิจระบบสารสนเทศ(Focus on Activities) การพัฒนาผู้ใช้ควรจะมุ่งเน้นเรื่องพื่นฐานของระบบสารสนเทศ 

                                              

                                               ⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣

แบบฝึกหัดท้ายบท

1) นักศึกษาสามารถใช้แนวคิดเชิงระบบในการแก้ปัญหา เช่นเดียวกับการแก้ไขปัญหาทางด้านการตลาด ทางด้านการเงิน ทางด้านทรัพยากรมนุษย์หรือไม่ จงอธิบาย

ตอบ ได้ โดยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศไปใช้ในทางธุรกิจ ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพ และประสิทธิผลมากขึ้น ในด้านการตัดสินใจและความร่วมมือในการทำงานกลุ่ม

2) ทำไมนักศึกษาจึงคิดว่าการจัดทำต้นแบบ (Prototyping) จึงกลายมาเป็นที่นิยมในการพัฒนาระบบใหม่ทางธุรกิจที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้เป็นพื้นฐาน

ตอบ เพราะเป็นการพัฒนาการที่รวดเร็วและเป็นการทดสอบการทำงานของแบบจำลอง ต้นแบบของระบบใหม่  ในการโต้ตอบและกระบวนการทำซ้ำประโยคคำสั่งในโปรแกรมที่เรียกว่า การวนรอบ การทำต้นแบบสามารถทำให้เข้าใจง่าย

 3) ให้นักศึกษาอธิบายว่า ปัจจุบันมีการนำการจัดทำต้นแบบเข้ามาแทนที่ หรือมาเสริมการพัฒนาระบบสารสนเทศ

ตอบ การสร้างต้นแบบสามารถใช้ได้ทั้งกับระบบงานขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ระบบงานขนาดใหญ่มีความต้องการในการใช้การพัฒนาจากระบบแบบเดิม ต้นแบบของระบบงานด้านธุรกิจที่เกิดความต้องการจากผู้ใช้นั้นจะช่วยให้การพัฒนาดำเนินไปได้อย่างรวดเร็ว และสามารถทำซ้ำหรือปรับแต่งในส่วนของรายละเอียดจนผู้ใช้ให้การยอมรับ

4) จงออกแบบแนวคิดเชิงระบบ จากกรณีศึกษาต่อไปนี้ เพื่อนำระบบสารสนเทศมาใช้แก้ปัญหาทางธุรกิจที่เกิดขึ้นของธุรกิจขายประกันชีวิตแห่งหนึ่ง ที่มีงบลงทุน 3,000,000 บาท และมีรายได้เฉลี่ยปีล่ะ 300,000 บาท แต่ในปัจจุบันยอดขายลดลง เนื่องจากตัวแทนขายประกันไม่สามารถให้ข้อมูลและทำให้สูญเสียลูกค้าเป็นจำนวนมาก ซึ่งฝ่ายสารสนเทศของบริษัทได้พัฒนาทางเลือกไว้ 2 ทางเพื่อการนำเสนอต่อผู้บริหาร

ทางเลือกที่1 ให้ตัวแทนประกันใช้คอมพิวเตอร์โน้ตบุคและติดตั้งระบบจัดการข้อมูลการประกันชีวิต ซึ่งสามารถช่วยในการคำนวณและให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการได้ทันที และสามารถส่งข้อมูลทำประกันเข้าระบบอินทราเน็ตของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 1,000,000 บาท มีค่าใช้จ่ายในการดำเดินงาน 100,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลในระดับ ดีเยี่ยม ซึ่งเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด และมีความสะดวกต่อการใช้งานในระดับดี มีความเชื่อถือระดับดีเยี่ยม

ทางเลือกที่2 ให้แฟ้มเอกสารที่บันทึกข้อมูลการประกันชีวิตอย่างละเอียดทั้งหมดกับตัวแทนพร้อมทั้งแบบฟอร์มการขอประกันที่สามารถส่งเป็นจดหมายจากที่ทำการไปรษณีย์ถึงบริษัทได้ทันทีที่ลูกค้าตอบรับ และนำแบบฟอร์มการขอเอาประกันดังกล่าวมาบันทึกข้อมูลที่ระบบจัดการข้อมูลประกันชีวิตที่ติดตั้งบนเครื่องพีซีของบริษัท ทางเลือกนี้มีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น 200,000 บาท มีค่าใช่จ่ายในการดำเนินงาน 300,000 บาทต่อปี และมีความถูกต้องของข้อมูลและความสะดวกต่อการใช้ มีความเชื่อถือในระดับดีเยี่ยม

จากข้อมูลดังกล่าวจงประเมินทางเลือกให้ได้คะแนนตามเกณฑ์ที่เหมาะสมในแต่ละหัวข้อ พร้อมทั้งเสนอแนวทางเลือกที่คิดว่าน่าจะใช้แก้ปัญหาได้ดีที่สุด พร้อมเหตุผล

ตอบ เลือกแนวทางเลือกที่1 เพราะการพกโน้ตบุคทำให้สามารถช่วยในการคำนวณและให้รายละเอียดที่ลูกค้าต้องการได้ในทันที และสามารถส่งข้อมูลการทำประกันเข้าระบบอินทราเน็ตของบริษัทได้อย่างรวดเร็ว

 5) มีซอฟต์แวร์ประยุกต์อะไรบ้าง ที่ผู้ใช้สามารถนำมาประยุกต์ใช้พัฒนาธุรกิจบนอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ต เว็บไซท์

ตอบ  ซอฟต์แวร์กลุ่มนี้จะเน้นในการใช้งานทางด้านธุรกิจโดยเฉพาะ
      - ซอฟต์แวร์สำหรับจัดโครงการ (Project management) ใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนโครงการเป็นหลัก ซึ่งตัวโปรแกรมสามารถช่วยให้ผู้ใช้งานมีการวางแผนงานที่ง่ายขึ้น รวมถึงความสามารถในการจัดการกิจกรรมงาน ( schedule ) ติดตามงาน วิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของโครงการได้ง่ายขึ้น
      - ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี (Accounting) หัวใจของการทำงานทางด้านธุรกิจที่ขาดไม่ได้ก็คือ ส่วนงานบัญชีนั่นเอง โปรแกรมส่วนนี้จะช่วยให้บริษัทหรือหน่วยงานสามารถที่จะบันทึกข้อมูลและแสดงรายงานทางการเงินต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น เช่น การออกงบกำไรขาดทุน งบดุล รวมถึงรายการการซื้อ ขาย เป็นต้น
       - ซอฟต์แวร์ประมวลผลคำ (Word processing) เป็นกลุ่มของโปรแกรมที่ช่วยในการประมวลผลคำนั่นเอง ซึ่งคุณสมบัติหลัก ๆ ก็คือ สามารถจัดการเอกสารต่าง ๆ ได้ เช่น ขนาดตัวอักษรใหญ่ เล็ก รูปแบบตัวอักษร เป็นต้น ปัจจุบันได้พัฒนาให้มีขีดความสามารถโดยการนำเอารูปภาพมาผนวกเข้ากับเอกสารได้ด้วย บางครั้งอาจจะเป็นรูปภาพที่มีอยู่แล้วที่เรียกว่า คลิปอาร์ต หรือภาพถ่ายอื่น ๆ ก็ได้ 

6) การนำเอาซอฟต์แวร์ Case Tools มาช่วยสนับสนุนขั้นตอนของวงจรการพัฒนานั้น แต่ก็มีไม่มากนักที่ประสบความสำเร็จในท้องตลาดทั่วไป และในลักษณะเช่นเดียวกันก็มีการนำเอา CASE Tools ไปช่วยนักพัฒนาในส่วนของการจัดทำต้นแบบ และกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ในระดับบุคคล นักศึกษาคิดว่า เป็นเพราะเหตุใด ที่มีเหตุการณ์อย่างนี้เกิดขึ้น

ตอบ เพราะการใช้ I-CASE สามารถใช้ช่วยการพัฒนาระบบทุกส่วนของเคสทูล ช่วยสนับสนุน JAD ซึ่งกลุ่มของนักวิเคราะห์ระบบโปรแกรมเมอร์และผู้ใช้ สามารถใช้งานร่วมกันใยการออกแบบระบบงานใหม่ได้อย่างดี

                                         ⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣

กรณีศึกษา

1. อะไรคือขั้นตอนที่แนวคิดเชิงระบบในการพัฒนากระบวนการจัดทำเว็บไซต์ทางบริษัท Millipore

ตอบ แนวคิดทางบริษัทไม่ต้องการ ใช้วิธีการหาคำตอบด้วยการเดาความต้องการของส่วนประกอบของการใช้งานต่างๆ ที่จะเพิ่มในเว็บไซต์ของบริษัท WWW.millipore.com Tom Anderson ผู้จัดการด้านสื่อสารองค์กรสำนักงานใหญ่ที่เมือง Bedford รัฐ Massachusetts กล่าวว่า จะสอบถามความต้องการของลูกค้าเพื่อให้ในสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

2. ทำไมการสำรวจลูกค้าบนเว็บแบบออนไลน์ จึงไม่สามารถวัดของต้องการของลูกค้าได้เท่าที่ควร

ตอบ ระบบยังมีการตีความ ไม่ได้ถามกิจกรรมที่ชัดเจน ส่วนมากข้อมูลที่จะได้ คือ เชื่อ ที่อยู่ และเบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า และการใช้แบบสอบถามออนไลน์ไม่ได้รับความสนใจ

3.คุณเห็นด้วยกับการแก้ไขปัญหาของ Millipore เพื่อพัฒนาเว็บไซต์สำหรับลูกค้า ทำไมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วย

ตอบ เห็นด้วย เพราะ การสำรวจออนไลน์ช่วยใหเระบบการทำงานเร็วขึ้นและมีค่าใช้จ่ายที่น้อยลง

                                                ⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣⇣

คำถามย่อย

1) Systems Approach มีความหมายตรงกับข้อใด

ก. แนวคิดเชิงระบบ

ข. การคิดอย่างเป็นระบบ

ค. การกำหนดปัญหา
ง. วงจรการพัฒนาระบบ
2) สัญญาณบอกเหตุหมายถึงอะไร
ก. การกำหนดปัญหาและการใช้การคิดอย่างเป็นระบบ
ข. การพัฒนาทางเลือกในการแก้ปัญหาอื่นๆ

ค. กำหนดปัญหาและแนวทางการแก้ไข

 ง. ปัญหาสำคัญที่ยังไม่เกิดขึ้นจริงแต่มีแนวโน้มว่าจะเกิด

3) การประเมินแนวทางการแก้ไขปัญหามีกี่แบบ
ก. 1 แบบข. 2 แบบ
ค. 3 แบบ
ง. 4 แบบ
4) ข้อใดคือส่วนประกอบของการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อช่วยแก้ปัญหาทางธุรกิจ
ก. การกำหนดปัญหา
ข. การคิดอย่างเป็นระบบ
 ค. การออกแบบ ง. การพัฒนาระบบ    

5.นักเขียนและที่ปรึกษาทางด้านการจัดการ เรียกการคิดอย่างเป็นระบบว่าอะไร
ก. กฎข้อที่ 2
ข. กฎข้อที่ 3
ค. กฎข้อที่ 4
ง. กฎข้อที่ 5

6.Mental Models คืออะไร

ก.การควบคุมตนเอง
ข.การไม่อคติและไม่ท้อแท้
ค.การแบ่งปันวิสัยทัศน์ร่วมกัน
ง.การเรียนรู้เป็นทีมงาน

7. Statement of the Problem ความหมายตรงกับข้อใด

ก. การกำหนดปัญหา
ข. ความชัดเจนของปัญหา
ค. ความชัดเจนของความต้องการทางธุรกิจ
ง. ถูกทุกข้อ
8. สัญญาณบอกเหตุด้านการจัดการ ตรงกับข้อใด
ก. พนักงานขายใช้เวลาส่วนใหญ่กับการเขียนใบสั่งซื้อสินค้า
ข. การขยายตัวด้านการขายลดลงกว่าปีที่แล้วและในอัตราที่ต่ำกว่าคู่แข่ง
ค. ผู้จัดการให้ความสำคัญกับการวางแผนมากเกินไปจนส่งผลกับงาน
ง. บริษัทและผู้จัดการใช้เวลามากไปกับการรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ

9. การให้บริการลูกค้า หมายถึง

ก. การพูดคุย

ข. การออกแบบระบบ

ค. กระบวนการบริการ

ง. ไม่มีข้อถูก

10. การประเมินแนวทางในการแก้ไขปัญหา มีกี่แบบ

ก. 4 แบบ

ข. 3 แบบ

ค. 2 แบบ

ง. ไม่มีข้อถูก

                              🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺🔺